Oportunidades de la gestión de la información en el momento actual

Antes de abordar el tema más inminente, me gustaría dejar claro el hecho de qué se entiende por gestión documental y sus diferencias y semejanzas con otros conceptos parecidos y de los que muchas veces lo confundimos.

Gestión documental hace referencia tanto a un concepto empresarial como a un concepto más técnico.

En cuanto al apartado técnico debemos diferenciar entre gestión documental, de información y del conocimiento.

No son conceptos aislados ni diferentes, por el contrario, cada uno de ellos es el resultado de la existencia y el procesamiento del anterior.

Los documentos, materia prima de la gestión documental, atraviesan un desarrollo, se organizan, estructuran, analizan, son pasibles de ser interpretados por el receptor, el cual le asigna un significado a los datos registrados en el documento, transformándose de esa manera en información. La cual se ve en necesidad de ser tratada, procesada, continuando su desarrollo para ser asimilada cognoscitivamente por el receptor convirtiéndose en capacidad, en conocimiento por sí mismo.

En cuanto al apartado más empresarial del concepto, debemos tener claro que la gestión documental remite al hecho de una buena organización de cualquier tipo de documento, extermo o interno, que haga funcionar adecuadamente el esquema DAFO de una empresa.

Por tanto, debemos tener bien claro que la gestión documental hace referencia al tratamiento por parte de un profesional de un conjunto de documentos y entronca de manera muy clara con otros dos conceptos como gestión de la información y gestión del conocimiento.

Es evidente que el tratamiento documental ha cambiado mucho, pero no sólo debido al aumento y mejora tecnológica de las herramientas que se usaban para ello, sino también por el cambio profundo que se ha producido en el entorno.

Ahora el entorno conoce, y como tal demanda.

En este sentido, es el profesional quien debe conocer mejor al usuario (más que antes), y para eso las nuevas tecnologías han ayudado bastante.

Existen diversas herramientas que marcan este aspecto, pero se ha de marcar la diferencia por parte del profesional, para poner en valor la profesión y los conocimientos en nuestra Ciencia.

Las herramientas que un profesional posee pueden ser las mismas que las de un usuario-cliente, y por tanto se debe marcar la diferencia en otros asuntos, que nos muestren una oportunidad diferente.

Desde mi punto de vista, las oportunidades en la actualidad son grandes, marcando la diferencia en:

• El avance tecnológico, que provee de las herramientas necesarias para una rápida inclusión en el proceso documental del documento. Sobre todo en el caso del tratamiento, en el que el profesional de manera rápida y unívoca puede realizar los procesos necesarios de análisis e indización. Pero no sólo ahí, sino también a través del almacenamiento y la clasificación, así como otros factores básicos en el tratamiento documentas, como es la selección de los documentos. ¿Dónde se marca la diferencia aquí? En el hecho de que si bien cualquiera puede hacer un etiquetado social, es el profesional el que mejor sabe usar esa herramienta al hacer un etiquetado exhaustivo y preciso, basándose en técnicas de la ciencia de la Documentación. Hay que recordar que indizar no sólo es una manera de clasificar un documentos, sino una manera de organizarlo para su posterior recuperación. En este sentido cabe destacar Delicious, como arma más popular para estas acciones.
• El conocimiento del asunto/lugar. Es necesario un profundo conocimiento de la Organización o empresa para la que se trabaje y del sector al que se dedique , ya que el siguiente paso a la gestión documental, está referido a la información que esos documentos generan. La información que es una interpretación subjetiva de los datos contenidos en un documento, según el paradigma clásico, en la actualidad se encuentra más controlado. ¿Cómo?, a través de tecnologías de alerta, que permiten estar al tanto de todo lo que ocurre tanto dentro como fuera y que dan una información de primera mano, sin necesidad de tener el documento delante, o sin ni siquiera buscarlo. En este sentido, los profesionales han de tener una orientación de lo que ahora se ha dado en llamar Community Manager, los cuales desarrollan su esfuerzo y trabajo en redes sociales. No se trata sólo de saber dónde encontrar, sino donde encontrar esos “dóndes”.
• Conocimiento del medio. Como he adelantado antes, el conocimiento del medio, de lo que “se cuece” tanto dentro como fuera de la organización es fundamental. Pero no sólo eso. Los nuevos escenarios permiten tener un conocimiento discriminador bastante grande, así como la facilidad de comunicación para la difusión del servicio, a través de alertas, servicios RSS, DSI's, uso de wikis y blogs, redes sociales...

Como ya he dicho, las oportunidades son muchas.

Las nuevas tecnologías permiten un sinfín de situaciones nuevas, que superan a las tradicionales.

Ahora ya no es tan importante poseer un documento, sino saber dónde conseguirlo y cómo, ya que el espectro es grande y muy diverso.